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第一次會議非常重要。召開前，要做好充分的準備，并就會議的內容、主要事項和相關方進行必要和充分的溝通。之后發出會議邀請，詳細說明會議主題、時間、地點、參與者和預期時間。會議期間，作為項目負責人，要控制會議的節奏和方向，避免跑題和拖延。同時要有專人做好會議記錄。

建立團結高效的團隊是項目成功的關鍵之一。團隊要素是團隊形成中三要素的三角形規則。通過這樣的三角形規則，少數有互補技能、愿意為共同目的和業績承擔責任的人組成了一個小群體。那么如何形成呢？

什么樣的團隊打算組建，什么時候組建，誰能加入，團隊的使命是什么？

通過面試，我們可以主要考察成員的技術能力，包括知識、經驗和能力，以及成員的個人特點:獨立、自力更生、以目標為導向、開放的合作態度。

將不同的人組織到團隊中，分配角色和任務，明確定義責任。

確保信息雙向流動，定期執行，執行進度會議，分發會議紀要。

與團隊成員就項目目標達成一致，并相互承諾確保項目順利進行。

這個過程計劃又稱進度計劃，是在工作分解的基礎上對項目和活動進行的一系列時間安排。一般來說，這個進度計劃應該說明什么時候完成，完成一項工作需要多長時間，有時候完成工作的人數。

具體的項目流程計劃可以按照這八個步驟進行:第一步，項目描述；第二步，項目分解；第三步，工作描述；第四步，制定工作責任分配表；第五步，確定工作順序；第六步，繪制網絡圖；第七步，估計工作時間；第八步，進度安排。甘特圖、里程碑圖、網絡計劃圖等。可以用于編制項目流程計劃。

成本預算是項目最終成功能否獲得財務收入的關鍵保證。我們說任何項目都應該控制成本。如何控制，就是通過詳細的成本計劃和預算來控制成本。如何編制成本計劃？首先，收集各方面與項目相關的財務信息，制定可行性計劃；其次，比較考慮各方面的得失，估算項目總成本，確定初步控制目標；三是編制成本計劃草案；最后，與財務部一起審查草案，確定正式的成本計劃。有了詳細明確的成本預算和計劃，成本可以從項目開始分階段控制。

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項目的監督控制是確保項目能夠按計劃有序進行。如有偏差，應及時糾正和查明原因，避免和防范風險。具體的控制技術可以是預算控制技術、網絡計劃技術、統計控制技術、升級控制技術、檢查控制技術。控制內容一般包括項目成本控制、項目進度控制、項目質量控制、安全風險控制和項目合同控制。控制依據主要來自：文件：設計文件、預算文件、合同文件、計劃文件。統計數據：財務報表、問題報告、檢查記錄。相關法律法規文件。相關標準操作程序。

項目的階段性評估主要是對項目的實施和團隊成員的貢獻進行有效的評估，可以鼓勵和提高團隊士氣，使項目更加成功。具體來說，可以導入人力資源部的一些評估計劃。也可以從以下五個指標進行評估:生產技術指標。安全生產指標。財務管理指標。綜合管理指標。廉政文明建設指標。定量評估、定性評估和兩者的結合評估可以用于評估計劃。

在這六個關鍵要素中，項目第一次會議將對后五個要素進行系統的分析和規劃，決定整個項目實施的最低成本。由于一個項目的實施涉及到很多部門，組建一個相對穩定的項目團隊，確定運營模式也是一個關鍵步驟，可以最大限度地降低溝通成本。過程計劃和成本預算是保證項目實施的條件和限制，也是監控和評估的前提。在過程管理中，項目最可怕的是沒有成本預算和階段性評估，因為成本是基礎，沒有成本限制，成功無從談起。階段性評對項目團隊的評估，是促進項目團隊改進不足、爭取更好有效的手段之一。