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定義階段是過程改進的重要部分。在定義階段，根據(jù)客戶的關(guān)鍵要求或企業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵點，確定過程輸出的度量標(biāo)準(zhǔn)，定義什么缺陷。在高校圖書館中，缺陷通常是不能滿足讀者需求，導(dǎo)致讀者滿意度低的各種原因。在定義階段，要找出這些原因，可以通過問卷、電子郵件、在線交流、在線留言、直接溝通等形式，了解讀者對圖書館服務(wù)的滿意度和需求，確認(rèn)哪些地方需要改進。在六西格瑪管理中，作為一般要求，4-6個月內(nèi)，定義的缺陷要通過突破來減少，一般在70%-80%左右。

測量階段的一個非常重要的任務(wù)是對測量系統(tǒng)進行分析和評價，以確保測量系統(tǒng)的有效性。現(xiàn)階段要求高校圖書館制定一系列衡量指標(biāo)，這些指標(biāo)必須詳細(xì)、具體，并且可以量化，以避免模糊和不可衡量的情況。圖書館績效指標(biāo)的設(shè)計可以從以下幾個方面考慮。如表1所示，測量階段需要收集每個問題的歷史數(shù)據(jù)，并根據(jù)歷史數(shù)據(jù)的分析，確定問題是偶發(fā)性的還是頻繁性的。解決偶發(fā)性問題，需要完善過程的控制，而頻繁性問題則是過程中系統(tǒng)性缺陷的表現(xiàn)。只有清楚地了解流程的現(xiàn)狀，才能有針對性地進行流程的分析和改進。

分析階段是一個非常具有挑戰(zhàn)性的階段，在這個階段需要根據(jù)數(shù)據(jù)幫助團隊找到并確定影響過程輸出Y的關(guān)鍵影響因素。過程輸出y的所有變化都是“事出有因”，與x的變化密切相關(guān)，“測量”和“數(shù)據(jù)”是我們與過程“交流”的唯一手段。比如圖書館發(fā)現(xiàn)讀者到館次數(shù)指標(biāo)明顯下降，就要分析背后的原因，比如圖書館環(huán)境嘈雜，衛(wèi)生條件差，流通閱覽環(huán)境分布不合理，讀者需要的文獻缺乏，或者讀者獲取文獻的途徑發(fā)生了變化。如果發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)庫利用率不高，還需要分析數(shù)據(jù)庫的內(nèi)容是否不適應(yīng)學(xué)科建設(shè)的需要，讀者是否不知道如何使用，或者網(wǎng)絡(luò)技術(shù)是否阻礙了讀者使用數(shù)據(jù)庫。

改進階段是在分析階段的基礎(chǔ)上繼續(xù)將改進活動推向深入的階段，也是最具創(chuàng)新性的階段。在改進階段，需要根據(jù)關(guān)鍵影響因素x形成改進方案，需要驗證改進方案的有效性，需要對改進方案的風(fēng)險進行全面評估等等。

控制階段是DMAIC方法的最后一個階段，所有的改進活動都必須考慮其持續(xù)有效性。因此，在形成有效的改善方案后，必須考慮有效控制的問題。例如，需要編制基于風(fēng)險分析的控制計劃，對控制項提出有針對性的測量和控制方法，將過程改進和控制標(biāo)準(zhǔn)化納入程序文件。

六西格瑪是一個長期持續(xù)的過程。通過測量、分析、改進和控制解決問題后，在新的管理活動中發(fā)現(xiàn)新問題，不斷進行測量、分析、改進和控制，以不斷提高服務(wù)質(zhì)量，滿足讀者日益增長的需求。

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