①記錄項目的關鍵信息(項目定義表)；
②對改進工作所針對的價值流進行高級審查(SIPOC圖)。
1.項目定義表單
項目定義表通常由負責選擇項目的人員收集與項目相關的信息。項目定義表(PDF)包含與項目相關的關鍵信息，如問題陳述、范圍、假設、資源和時間表。
如果團隊沒有完成PDF和團隊規則的制定，那么團隊應該自己準備一份草案，并提交給冠軍和單位經理審批。這通常是通過使用網絡工具來完成的。
2.SIPOC圖表
精益6西格瑪的核心原則之一是，缺陷可能與任何導致客戶不滿意的事情相關聯(如交付周期長、交付時間差、質量差、成本高等。).要解決任何問題，第一步就是從流程上看你的公司在滿足某個特定客戶的要求方面的表現。因為很多公司還是按照職能來工作，沒有人負責整個流程，只是負責幾個步驟，所以很少有人會從頭到尾了解整個流程。
黑帶用來創建高級流程圖的工具稱為SIPOC，意思是:
①供應商:提供所需物項(原材料、裝配件、信息等)的人/過程/公司。)在生產過程中。供應商可能是外部供應商或公司的另一個部門；
②輸入:提供的材料或信息。
③流程:內部實施步驟(包括增值步驟和不增值步驟)；
④輸出:交付給顧客的產品、服務或信息(最好關注關鍵質量因素的作用)；
⑤客戶:流程的下一步或最終客戶。
圖1
圖1是出租設備的企業的SIPOC圖。它不僅顯示了所有的S-I-P-O-C要素，還顯示了關鍵質量因素的指標(如“5個工作日內完成”)。
SIPOC圖表通常是在DMAIC的定義階段逐漸形成的，但在改進項目的其他階段也能感受到它們的影響。在測量階段，當流程不能滿足客戶的關鍵質量因素要求時，團隊將測量交付周期和質量水平。在分析階段，團隊應該將每個關鍵質量因素和每個時間陷阱(用輸出或使用六西格瑪)與一些過程參數(X)結合起來。這種改變將改善關鍵質量因素或消除時間陷阱。在改進階段，團隊調整影響關鍵輸出的輸入和流程步驟。在控制階段，這些改進成為確保結果得以保持的措施的目標。
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