使用新七大工具時,最重要的是尊重團隊成員的意見,以團隊的形式進行分析,這也是與舊七大工具最大的區(qū)別。
親和圖
親和圖是日本學(xué)者川喜田二郎在1970年前后發(fā)展和推廣的一種質(zhì)量管理方法,也稱為KJ法。所謂親和圖法,就是充分收集針對某一問題的各種經(jīng)驗、知識、想法、意見等語言文字材料,通過圖表進行總結(jié),并根據(jù)這些材料的相互親和力進行整理,使問題清晰,統(tǒng)一認識,協(xié)調(diào)工作,便于問題的解決。
親和圖的主要用途:
(1)總結(jié)思想,認識事物。對于未知的事物或領(lǐng)域,廣泛收集實際數(shù)據(jù),從雜亂的數(shù)據(jù)中梳理出事物的相互關(guān)系和脈絡(luò),對某件事達成共識。
(2)打破現(xiàn)狀和可能的約束。通過頭腦風(fēng)暴產(chǎn)生新的想法,并加以總結(jié)。
(3)員工規(guī)劃。觀點不同的人在一起很難統(tǒng)一觀點。最好由互相理解的人組成一個策劃小組。為了共同的目標,團隊成員提出了自己的經(jīng)驗、觀點和想法,然后把這些材料整理成卡片。
(4)落實政策。把管理者的想法和政策落實到下屬身上,強行下命令不會取得好的效果。親和圖可以幫助人們討論和集思廣益,從而自然地執(zhí)行政策。
親和圖是一種用于將大組項目重新組合成易于理解和處理的較小部分的方法。這種方法通常在頭腦風(fēng)暴后使用。要組織羅列出的創(chuàng)意,可以先創(chuàng)建類別,然后按類別組合創(chuàng)意,或者先將所有創(chuàng)意按相似度分組,分組后命名,這樣就可以制作親和圖。這個過程可以通過寫卡片來完成,每個想法一張卡片,小組成員移動卡片來組合它們,直到所有小組成員都對組合感到滿意。真正需要的時候,有些物品可以分多組擺放。
親和圖的主要優(yōu)勢在于,它建立了一個平臺,讓每個人都參與到對各種想法的討論中,生成的圖是團隊成員共同建立的被分析問題的概念模型。圖1是“改進團隊行為的方法”的親和圖的例子。
在使用親和圖方法的過程中,數(shù)據(jù)收集是一個至關(guān)重要的環(huán)節(jié)。收集語言數(shù)據(jù)的方法會因親和圖的用途和目的而異。
關(guān)聯(lián)圖
關(guān)聯(lián)圖又稱關(guān)系圖,是將復(fù)雜的因素(因素與因素或因素與問題相互交織)按照原因-結(jié)果或目的-手段進行邏輯連接,對復(fù)雜的問題進行梳理,對語言材料進行整理的一種圖示方法。
關(guān)聯(lián)圖主要用于:
定義六西格瑪項目的范圍和邊界;
分析:因素相互交織,或者一個因素同時影響兩個或兩個以上的問題;
確定關(guān)鍵影響因素;
制定措施,防止制造過程中出現(xiàn)不良品;
提出解決市場問題的措施;
改進企業(yè)的日常管理活動。
相關(guān)圖的應(yīng)用步驟一般如下:
確認問題存在,用圖形圈出;
團隊成員自由提出相關(guān)因素(包括原因、理由、個人意見等。)導(dǎo)致問題;
用清晰的語言標出問題和因素的名稱,并用圖形圈出;
確定問題和各種因素之間的因果關(guān)系,并用箭頭線連接起來;
根據(jù)圖表進行分析討論,檢查是否有不準確或遺漏的地方,審核批準上述因素之間的邏輯關(guān)系;
用雙線或粗線突出重要問題或重要因素,確定從哪里著手解決問題。
樹形圖
樹形圖也叫系統(tǒng)圖。按照“主題-主類-構(gòu)成要素-子要素”的順序,對主題進行分解或分層,不斷增加細節(jié),旨在將總主題分解成更小的部分,更容易理解和解決。它可以從左到右或從上到下展開。
樹形圖有以下類型和用途:
(1)“目標-手段”類別樹形圖。系統(tǒng)地擴展要實現(xiàn)的目標和要采取的措施或措施,以尋求最佳措施或措施。從左到右更多;
(2)“問題-原因”類別樹形圖。用于分析質(zhì)量問題及其影響因素之間的因果關(guān)系,以便找到根本原因和對策。從左向右展開,其實是因果圖的另一種表達方式。
(3)組織結(jié)構(gòu)圖。它用來描述組織結(jié)構(gòu),一般采用自上而下的擴展形式;
(4)項目管理中的任務(wù)分解。用于分解項目管理的任務(wù)范圍,一般采用自上而下擴展的形式。
繪制系統(tǒng)圖的一般步驟如下:
簡要清楚地說明主題(目標、問題等。)有待研究;
確定題目的主類別,即主層次。此時,您可以使用親和圖中的主卡。也可以用頭腦風(fēng)暴法確定的主要層次來確定;
構(gòu)建樹形圖,將主題放在左邊或上方開始框,將主要類別放在右邊或下方框;
確定這個主類的構(gòu)成要素和子要素,并依次繪制;
查看繪制的樹形圖,確保在順序或邏輯上沒有錯誤或空白。
在實施六西格瑪?shù)倪^程中,可以使用樹形圖分解復(fù)雜的改進機會。從而確定具體的六西格瑪項目。比如,根據(jù)某企業(yè)分解的提高客戶滿意度的樹形圖,根據(jù)客戶滿意度調(diào)查的數(shù)據(jù),發(fā)現(xiàn)對售后服務(wù)的投訴最多。而且大部分投訴都是次品處理周期過長。最后決定縮短缺陷產(chǎn)品as 六西格瑪項目的處理周期。
矩陣圖
所謂矩陣圖,就是從問題的各種關(guān)系中找出需求對,按照數(shù)學(xué)矩陣的形式,將問題及其對應(yīng)的因素按行、列排列。并在交點處標記它們之間的關(guān)系,以確定關(guān)鍵點。
在尋求問題的解決方案時,如果目的(或結(jié)果)可以擴展成一個單一的手段(或原因),則可以使用樹形圖方法。但如果有兩個以上的目的(或結(jié)果),用矩陣圖展開更合適。
在分析質(zhì)量問題產(chǎn)生的原因、整理用戶需求、分解質(zhì)量目標時,將問題、用戶需求、質(zhì)量目標(設(shè)置為F)放在矩陣圖的左側(cè),將問題產(chǎn)生的原因、由用戶需求轉(zhuǎn)化而來的質(zhì)量目標或為質(zhì)量目標提出的質(zhì)量措施(設(shè)置為R)放在矩陣圖的上方,用不同的符號表示它們之間關(guān)系的強弱,一般稱為矩陣圖。
圖,尤其是因果矩陣,在六西格瑪?shù)膶崿F(xiàn)中得到了廣泛的應(yīng)用。在六西格瑪項目選擇過程中,一般采用矩陣圖進行項目選擇和排序。
此外,矩陣圖方法也可用于:
(1)設(shè)定系統(tǒng)產(chǎn)品開發(fā)或改進的重點;
(2)產(chǎn)品質(zhì)量部署和其他部署廣泛應(yīng)用于質(zhì)量功能部署(〔QFD);
(3)系統(tǒng)驗證產(chǎn)品質(zhì)量與各種經(jīng)營管理活動的關(guān)系,便于全面管理工作質(zhì)量;
(4)找出制造過程中產(chǎn)生不良品的原因;
(5)了解市場與產(chǎn)品的相關(guān)性分析,制定市場產(chǎn)品的發(fā)展策略;
(6)明確一系列項目與相關(guān)技術(shù)的關(guān)系;
(7)探索現(xiàn)有材料、部件和技術(shù)的新應(yīng)用領(lǐng)域。
優(yōu)先級矩陣圖
優(yōu)先級是指根據(jù)不同的重要性進行安排或處理。優(yōu)先級矩陣圖是樹形圖和矩陣圖的結(jié)合,可以幫助決策者確定所考慮的活動或目標的重要性。繪制優(yōu)先級矩陣圖的目的是督促團隊關(guān)注對組織最重要的關(guān)鍵問題,幫助我們在各種不同收益的選擇中進行選擇。每個行動計劃的相對優(yōu)勢和相關(guān)效果構(gòu)成了一張復(fù)雜的地圖,很難在腦海中優(yōu)化。例如,一個人可以在兩輛車中進行選擇,其中一輛是全自動裝置,具有平均燃油里程、四輪驅(qū)動、車窗和座椅控制;另一個:它有優(yōu)越的音響系統(tǒng),平穩(wěn)的乘坐和良好的燃油經(jīng)濟性。他會如何選擇?對于駕駛員來說,四輪驅(qū)動可能是所有其他考慮因素中的首選;但對于另一位司機來說,燃油經(jīng)濟性可能被認為高于其他選擇。
優(yōu)先級矩陣圖的建立和使用遵循以下步驟:
(1)建立矩陣圖,將樹形圖的結(jié)束項列為評價項,作為行、列的表頭標題,然后比較它們的重要性,計算出每一項的權(quán)重得分(行的相對百分比)。
(2)在給評價項目賦予權(quán)重后,針對每個項目對所有可能的選擇(參考所選項目)進行評分。這時候就需要建立一個新的矩陣,根據(jù)每個項目來評估每個選擇。
(3)最終矩陣是把要比較的選項放在左邊表頭,評價項放在頂部表頭。填寫并乘以上述矩陣中的權(quán)重分數(shù)(行的相對百分比值),并將每個選定的分數(shù)相加。而得到相對百分比,分數(shù)最高的被認為是最佳選擇。
優(yōu)先級矩陣可以增加決策的客觀性(相對于情緒決策)。當(dāng)有很多可能性和復(fù)雜的選擇和評估項目時,團隊可以使用這個工具來系統(tǒng)地討論和識別對決策影響最大的評估項目。并評估所有的可能性,同時,他們可以隨時將整個畫面保留在腦海中。
過程決策程序圖
在質(zhì)量管理活動中,為了實現(xiàn)目標或解決問題,我們總是希望按計劃推進原來的實施步驟。但隨著各方面的變化,原來的計劃可能行不通,往往需要臨時改變計劃。特別是在解決難題時,計劃的修改經(jīng)常發(fā)生。為了應(yīng)對這一突發(fā)事件,提出了一種有助于事態(tài)向理想方向發(fā)展的解決問題的方法——PDPC法。
PDPC方法又稱過程決策程序圖方法,其工具是PDPC,是日本學(xué)者于1976年提出的,是運籌學(xué)中的一種方法。所謂PDPC方法,就是在制定行動計劃或設(shè)計方案時,為了完成某項任務(wù)或達到某個目標,預(yù)測可能出現(xiàn)的障礙和結(jié)果,并據(jù)此提出各種應(yīng)急預(yù)案的方法。這樣,在計劃實施過程中遇到不利條件時,仍然可以按照第二、第三或其他計劃進行,從而達到預(yù)定的計劃目標。
PDPC方法具有以下特點:
(1)從全局角度掌握系統(tǒng)的狀態(tài),從而做出全局判斷;
(2)可以按時間順序把握系統(tǒng)的進度;
(3)密切關(guān)注系統(tǒng)過程的趨勢,掌握系統(tǒng)輸入與輸出的關(guān)系;
(4)信息及時,計劃措施可持續(xù)補充和修訂。
使用PDPC方法的基本步驟如下:
(1)召集相關(guān)人員討論需要解決的問題;
(2)從自由討論中提出實現(xiàn)理想狀態(tài)的手段和措施;
(3)對于擬采取的措施,列出預(yù)測結(jié)果和遇到困難時應(yīng)采取的措施和方案;
(4)根據(jù)研究措施的緊迫性、所需工作時間、實施的可能性和難度進行分類;
(5)確定各項措施的實施順序,用箭頭連接理想狀態(tài)方向;
(六)實施負責(zé)人和實施期限;
(7)不斷修改PDPC圖紙。
網(wǎng)絡(luò)圖
網(wǎng)絡(luò)圖又稱箭頭圖或矢量圖,利用網(wǎng)絡(luò)圖進行規(guī)劃和優(yōu)化的方法稱為網(wǎng)絡(luò)規(guī)劃技術(shù)。在國內(nèi)也被稱為總體規(guī)劃法,是一種以網(wǎng)絡(luò)的形式,按照時間順序和隸屬關(guān)系,表示推進計劃所必需的一切工作的“矢量圖”。一個任務(wù)或項目可以分為多個作業(yè),這些作業(yè)在生產(chǎn)技術(shù)和生產(chǎn)組織上相互依賴、相互制約。網(wǎng)絡(luò)圖可以清楚地顯示操作之間的這種依賴和限制。通過網(wǎng)絡(luò)圖,可以找出影響項目進度的關(guān)鍵和非關(guān)鍵因素,從而進行統(tǒng)籌協(xié)調(diào),合理利用資源,提高效率和效益。
網(wǎng)絡(luò)圖是有向無環(huán)圖,顯示所有活動的順序,即完成任務(wù)的順序。其中節(jié)點代表事件,箭頭代表活動,箭頭旁邊的權(quán)重代表活動的持續(xù)時間。在網(wǎng)絡(luò)圖中,路徑最長的路徑稱為關(guān)鍵路徑,其長度代表完成整個工程的最短時間,稱為總工期。因為只有壓縮關(guān)鍵路線上的活動時間才能縮短整個工期,所以關(guān)鍵路線上的活動是影響整個項目的主要因素,這就是“關(guān)鍵”一詞的由來。
關(guān)鍵路徑是網(wǎng)絡(luò)圖中一個極其重要的概念。關(guān)鍵路線,也稱為主要矛盾線,決定了整個作業(yè)計劃的周期。關(guān)鍵路線的延遲或提前將直接導(dǎo)致整個項目總工期的延遲或提前。在關(guān)鍵路線上的操作稱為關(guān)鍵操作,在關(guān)鍵操作的時間內(nèi)沒有機動的余地。因此,要縮短總工期,必須抓住關(guān)鍵路線上的薄弱環(huán)節(jié),采取措施挖掘潛力,縮短工期。關(guān)鍵路線可以讓管理者對項目心中有數(shù),明確關(guān)鍵點。