流程圖是顯示過程步驟和決策點(diǎn)順序的圖形文檔,它是一種以圖形形式顯示過程步驟的圖形技術(shù)。圖1顯示了流程圖。

圖1 流程圖示例
在流程圖,用矩形顯示過程中的活動或事件;用鉆石展示決策點(diǎn),標(biāo)明要做出的判斷以及根據(jù)判斷結(jié)果要采取的不同路徑;使用省略號顯示過程的開始和結(jié)束;用帶箭頭的線段連接流程的步驟,指示流程中每個步驟的順序。繪制流程圖時應(yīng)使用標(biāo)準(zhǔn)符號。常見符號見表2。

表2 繪制流程圖的常用符號
2.繪制流程圖遵循以下步驟:
①確定過程的起點(diǎn)和終點(diǎn);
②從頭到尾觀察整個過程;
③識別過程中的步驟(包括主要活動、判斷和決策點(diǎn)等。),以及每個步驟或活動的流向和關(guān)系;
④繪制上述步驟,形成流程圖的草圖;
⑤團(tuán)隊(duì)成員充分溝通,就此草圖達(dá)成一致;
⑥形成正式文件。
除了提供基本信息外,根據(jù)項(xiàng)目的不同目的,還可以在流程圖中附加期間或負(fù)責(zé)人等信息,我們稱之為跨職能流程圖。圖3是一個跨職能流程圖標(biāo)注了流程涉及的負(fù)責(zé)人,可以解釋涉及不同職能部門的復(fù)雜流程。

圖3 跨職能流程圖示例
對于項(xiàng)目團(tuán)隊(duì),我們可以從流程圖開始,這可以幫助團(tuán)隊(duì)成員對流程中涉及的各個方面有一個共同的理解。每個團(tuán)隊(duì)成員都根據(jù)自己的工作角色對流程有自己的理解,但他/她往往沒有完全理解整個流程。因此,我們應(yīng)該充分利用drawing 流程圖的流程,并在團(tuán)隊(duì)成員之間充分溝通,以便對改進(jìn)后的流程達(dá)成共識,使所有團(tuán)隊(duì)成員能夠更有效地參與項(xiàng)目工作。
3.在繪制流程圖/后,項(xiàng)目組對流程圖/進(jìn)行分析,重點(diǎn)關(guān)注以下幾個方面:
(1)哪些環(huán)節(jié)或步驟是產(chǎn)生過程輸出缺陷或問題的關(guān)鍵關(guān)注領(lǐng)域?
③流程中非增值的步驟或環(huán)節(jié)在哪里,如返工/返修環(huán)節(jié)或步驟等。
③過程中是否存在“瓶頸”。這里的“瓶頸”是指某一點(diǎn)的工作量大大超過了這里的處理能力,從而耽誤了整個工作進(jìn)度。“瓶頸”現(xiàn)象也是指按時足量向客戶交付產(chǎn)品或服務(wù)的薄弱環(huán)節(jié)。
④過程中是否有遺漏、多余或錯誤的步驟等。
在繪制流程圖的過程中,要避免閉門造車的繪制流程圖的過程,想當(dāng)然。其實(shí)對于流程分析來說,最重要的是根據(jù)流程的實(shí)際情況繪制流程圖圖。只有這樣,流程圖才能幫助識別問題領(lǐng)域和關(guān)鍵影響因素,幫助衡量、分析和改進(jìn)問題。很多情況下,由于團(tuán)隊(duì)無法對實(shí)際流程得到一致的理解,導(dǎo)致無法找到問題的原因,這使得后續(xù)工作失去了重要的基礎(chǔ)。
流程圖它將用于DMAIC項(xiàng)目工作的所有階段。它不僅是過程分析的重要工具,也是項(xiàng)目工作中生成的重要文檔。流程圖/的方式有很多,比如宏流程圖,詳細(xì)流程圖,等等。
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